Анализ на работата

    Анализа на работата преминава през няколко етапа:

1.  Определяне на общи и конкретни цели. Оценка на работата, която ще се извършва.
2. Изготвяне на общ план, който се обсъжда с висшето ръководство и с линейните мениджъри и специалисти, и с представители на подчинените. Ако е необходимо, планът се модифицира.
3.  Подробен план с времеви график.
4. Ако е необходимо, се подбират и обучават хора, които ще извършват анализа.
5.  Пилотно изследване.
6. Обсъждане и дискусия на резултатите.
7. Окончателен вариант за анализ на работата.
8. Анализ на работата.
9. Преглед на работата.

   Основни характеристики на който трябва да отговарят анализиращите работата (знания и умения): достатъчно знания за организацията; обща представа за типовете работа; представа за работата по самия анализ на работата; добри комуникационни умения; да са обучени (тренирани) в задаване на въпроси (ако при анализа се налага използване на интервю); аналитични способности; умения за писане и редактиране; умения за демонстриране на помагащо поведение; да са тактични и дипломатични; да могат да опишат ситуацията обективно; да обръщат внимание на детайлите.

   Методите  за анализ на работата са: интервю, наблюдение, въпросници, временно включване на конкретното работно място, анализ на документи (организационни карти, длъжностни характеристики).

Стъпки при изграждане  на анализа:

•  събиране на най-важните факти (и изключване на неясна информация); 2) разпределяне на ключовите факти в клъстъри от свързани теми или области на отговорност; 3) запис на началните секции в анализа (заглавие, връзки и др.); 4) записване на основните отговорности, характерни за съответното работно място; 5) главните цели на работата в тази позиция (описанието трябва точно да отговаря на изискванията!).
• Ревизия на първия вариант на анализа. Самото описание е добре да се представи на работещия на това работно място и на прекия ръководител за оценка и коментар.
•  Последен вариант на анализа.

   Анализът на работата е описание на позицията на работното място. Той е основание за изискванията, на които трябва да отговаря съответния служител. Трябва да се определи и отговорността, която служителят поема в общата работа. Добре направеното описание е основа за целенасочено търсене и намиране на подходящия служител. Може да служи и за обективна оценка на назначените на съответната длъжност. Въз основа на описанието и оценката се стига до изграждане на системата за стимулиране в съответната организация.

   Пример: Описание на позицията "секретарка" (според вида на задачите и обема от време):

1. Обща офис-работа (20% от работното време);
2.  Кореспонденция (45%); 
3. Телефонни контакти с клиенти (15%); 
4. Организация на делови срещи (10%); 
5. Представителни задачи, посрещане (10%).

   Чрез обема от време се задава своеобразна норма за изпълнение на съответните задачи. По горния пример: ако секретарката губи много време за кореспонденция, то причините са: ръководителят не успява да сведе кореспонденцията само до необходимия вариант; или секретарката няма достатъчни умения, за да се справи; или са налице симптоми за демотивация и т.н.

На базата на описанието се изготвя профил за изискванията, в който се определят:

1. Познанията, които трябва да притежава съответния служител.
2. Способностите.
3. Личностните качества. (Понякога има изисквания и към персоналните данни - възраст, местожителство, семейно положение и т.н.

  Тези изисквания са два основни типа: задължителни (непременно трябва да бъдат извършвани или притежавани) и желателни (наличието им е предимство на съответния служител).